Name: OtoSoft
Rating: 4.8 (150 reviews)
Author: OtoSoft

Başlangıç

OtoSoft'a hoş geldiniz! İlk adımlarınızı atın.

OtoSoft, oto servis işletmenizi dijital ortamda yönetmenizi sağlayan kapsamlı bir yazılımdır. Araç kayıtlarından iş emirlerine, stok takibinden finansal raporlara kadar tüm süreçlerinizi tek platformda yönetebilirsiniz.

Araç Yönetimi

Müşteri araçlarını kaydedin, servis geçmişini takip edin.

İş Emirleri

Yapılan işleri detaylı şekilde kayıt altına alın.

Stok Takibi

Yedek parça ve malzemelerinizi yönetin.

Raporlama

Detaylı raporlarla işletmenizi analiz edin.

İlk Kullanım: Sisteme giriş yaptıktan sonra öncelikle bölümünden işletme bilgilerinizi güncelleyin.

Kontrol Paneli

İşletmenizin genel durumunu tek bakışta görün.

Giriş yaptığınızda karşınıza çıkan kontrol paneli, işletmenizin anlık durumunu özetler.

Özet Kartları

Kart	Açıklama
Toplam Araç	Sisteme kayıtlı toplam araç sayısı
Aktif İş Emirleri	Devam eden veya bekleyen iş emirleri
Aylık Ciro	Bu ay tamamlanan işlerin toplam tutarı
Bekleyen Ödemeler	Tahsil edilmemiş alacak tutarı
Kritik Stok	Minimum seviyenin altındaki parça sayısı

İpucu: Kartlara tıklayarak ilgili detay sayfasına hızlıca ulaşabilirsiniz.

Araç Yönetimi

Müşteri araçlarını kaydedin ve servis geçmişini takip edin.

Yeni Araç Kaydı

Araçlar Menüsüne Gidin

Sol menüden Araçlar bölümüne tıklayın ve sağ üstteki "Yeni Araç" butonuna basın.
Araç Bilgilerini Girin

Plaka (zorunlu), Marka, Model, Model Yılı, Renk ve Kilometre bilgilerini doldurun.
Müşteri Bilgilerini Ekleyin

Müşteri Adı ve Telefon numarasını girin. Bu bilgiler SMS ve WhatsApp bildirimleri için kullanılır.
Kaydet

"Kaydet" butonuna tıklayarak aracı sisteme ekleyin.

Excel'den Toplu Aktarım

Çok sayıda aracı hızlıca eklemek için Excel dosyasından içe aktarma özelliğini kullanabilirsiniz. Araçlar listesinde "Excel'den Aktar" butonuna tıklayın ve şablonu indirerek doldurun.

Dikkat: Aynı plakaya sahip araç tekrar eklenemez. Plaka numarası benzersiz olmalıdır.

İş Emirleri

Servis işlemlerini detaylı şekilde kayıt altına alın.

Yeni İş Emri Oluşturma

İş Emirleri Menüsüne Gidin

İş Emirleri bölümünden "Yeni İş Emri" butonuna tıklayın.
Araç Seçin

Plaka yazarak arama yapın veya listeden araç seçin. Araç kayıtlı değilse "Yeni Araç Ekle" linkine tıklayın.
Şikayetleri/Talepleri Yazın

Müşterinin belirttiği arızaları veya istediği işlemleri detaylı şekilde not edin.
Teknisyen Atayın

İşi yapacak teknisyeni seçin. Bu bilgi raporlarda kullanılır.
Malzeme ve İşçilik Ekleyin

Kullanılan parçaları stoktan seçin veya manuel ekleyin. İşçilik ücretini girin.

İş Emri Durumları

Durum	Açıklama	Eylem
Beklemede	İş henüz başlamadı, parça bekleniyor olabilir	Parça gelince "Devam" yapın
Devam Ediyor	İş aktif olarak yapılıyor	İş bitince "Tamamlandı" yapın
Tamamlandı	İşlem tamamlandı, araç teslime hazır	Ödeme alındıktan sonra "Teslim" yapın
Teslim Edildi	Araç müşteriye teslim edildi	İş tamamlanmıştır
İptal	İş emri iptal edildi	Kullanılan malzemeler stoğa iade edilir

Ödeme Durumları

Ödeme Bekleniyor

Henüz ödeme alınmadı. Ödenen tutar: 0 ₺

Kısmi Ödendi

Toplam tutarın bir kısmı alındı.

Ödendi

Tüm tutar tahsil edildi.

QR Kod ile Paylaşım

Her iş emri için benzersiz bir QR kod oluşturulur. Müşteri bu kodu okutarak iş emrini giriş yapmadan görüntüleyebilir. Yazdırma ekranında QR kod otomatik yer alır.

Excel'den Toplu Aktarım

Çok sayıda iş emrini hızlıca eklemek için Excel şablonunu indirin, doldurun ve sisteme yükleyin. Şablonu "Excel'den Aktar" butonundan indirebilirsiniz.

İş Emri Numarası: Sistem otomatik olarak IE-2025-0001 formatında benzersiz numara oluşturur. Her yılın başında numaralama sıfırlanır.

Ekspertiz

Araç ekspertiz raporlarını oluşturun ve paylaşın.

Ekspertiz modülü ile araçların detaylı muayene ve kontrol raporlarını oluşturabilirsiniz. Raporlar müşterilerle QR kod veya link ile paylaşılabilir.

Yeni Ekspertiz Raporu

Ekspertiz Menüsüne Gidin

Ekspertiz bölümünden "Yeni Ekspertiz" butonuna tıklayın.
Araç Seçin

Plaka ile arama yaparak ekspertiz yapılacak aracı seçin.
Kontrol Noktalarını Değerlendirin

Aracın her bölümünü (motor, şasi, boya, iç mekan vb.) kontrol edin ve durumunu kaydedin.
Fotoğraf Ekleyin

Tespit edilen durumların fotoğraflarını yükleyin. Sistem otomatik olarak WebP formatına optimize eder.
Kaydet ve Paylaş

Raporu kaydedin. QR kod veya link ile müşterinizle paylaşabilirsiniz.

QR Kod ile Paylaşım

Her ekspertiz raporu için benzersiz bir QR kod oluşturulur. Müşteri bu kodu okutarak rapora erişebilir. Rapor herkese açık bir sayfada görüntülenir, giriş yapmaya gerek yoktur.

Modül Aktivasyonu: Ekspertiz modülünü kullanmak için bölümünden modülü aktif etmeniz gerekir.

Hasar Takibi

Sigorta ve hasar dosyalarını yönetin.

Hasar modülü ile trafik kazası, park hasarı, doğal afet gibi durumlardaki sigorta süreçlerini baştan sona takip edebilirsiniz.

Yeni Hasar Kaydı

Hasar Menüsüne Gidin

Hasar → Yeni Hasar bölümünden yeni kayıt oluşturun.
Araç ve Hasar Tipini Seçin

Aracı seçin, hasar tipini belirleyin: Trafik Kazası, Park Hasarı, Doğal Afet, Hırsızlık, Vandalizm, Cam Kırığı veya Diğer.
Hasar Şiddetini Belirleyin

Hasarın boyutunu seçin: Hafif, Orta, Ağır veya Pert (Tam Hasar).
Belgeleri Yükleyin

Kaza tutanağı, eksper raporu, fotoğraflar gibi belgeleri ekleyin.

Hasar Dosyası Durumları

Durum	Açıklama
Yeni	Hasar kaydı yeni oluşturuldu
Eksper Bekleniyor	Sigorta eksperi incelemesi bekleniyor
Sigorta Onayı Bekleniyor	Sigorta şirketinin onayı bekleniyor
Onaylandı	Sigorta onarımı onayladı
Reddedildi	Sigorta talebi reddedildi
Onarımda	Araç onarım sürecinde
Tamamlandı	Onarım tamamlandı, ödeme bekleniyor

Hasar Dashboard

Hasar → Dashboard sayfasından hasar istatistiklerini görüntüleyin: toplam hasar sayısı, tip dağılımı, şiddet analizi ve durum özeti.

Modül Aktivasyonu: Hasar modülünü kullanmak için bölümünden modülü aktif etmeniz gerekir.

Stok Yönetimi

Yedek parça ve malzemelerinizi etkin şekilde yönetin.

Yeni Stok Kartı Oluşturma

Stok Menüsüne Gidin

Stok → Stok Kartları bölümünden "Yeni Stok Kartı" butonuna tıklayın.
Temel Bilgileri Girin

Parça Kodu (benzersiz), Parça Adı, Kategori ve Birim seçin.
Fiyatları Belirleyin

Alış Fiyatı girin, Satış Fiyatı otomatik hesaplanır (değiştirebilirsiniz).
Stok Miktarını Girin

Mevcut stok miktarı ve Minimum Stok seviyesini belirleyin.

Stok Girişi

Yeni mal aldığınızda stok girişi yaparak miktarı artırın:

Stok Girişi Yapma

Stok → Stok Girişi bölümünden parça seçin, miktar ve alış fiyatını girin. Fatura numarası ve tedarikçi bilgisi ekleyebilirsiniz.

Kalem Tipleri

Malzeme

Fiziksel ürünler (yedek parça, yağ, filtre vb.). Stok takibi yapılır, kullanıldığında stoktan düşülür.

Hizmet

İşçilik kalemleri (rot balans, yağ değişimi işçiliği vb.). Stok takibi yapılmaz, sadece fiyatlandırma için kullanılır.

Kritik Stok Uyarısı: Stok miktarı minimum seviyenin altına düştüğünde, parça listesinde turuncu renkte gösterilir ve kontrol panelinde uyarı verilir.

Faturalar

Satış faturalarınızı oluşturun ve yönetin.

Yeni Fatura Oluşturma

Faturalar Menüsüne Gidin

Faturalar → Satış Faturaları bölümünden "Yeni Fatura" butonuna tıklayın.
Müşteri Bilgilerini Girin

Müşteri Adı, Adres, Vergi Dairesi ve Vergi No bilgilerini doldurun.
Fatura Kalemlerini Ekleyin

Stoktan parça seçin veya manuel kalem ekleyin. Her kalem için miktar, birim fiyat ve KDV oranını belirleyin.
Kaydet ve Yazdır

Faturayı kaydedin, ardından yazdırabilir veya PDF olarak indirebilirsiniz.

İş Emrinden Fatura Oluşturma

Tamamlanan iş emirlerini kolayca faturaya dönüştürebilirsiniz. Yeni fatura ekranında "İş Emrinden Aktar" bölümünden iş emri numarası veya plaka ile arama yapın. Müşteri bilgileri ve kalemler otomatik doldurulur.

Önemli: Faturaya stoktan parça eklediyseniz "İş Emri Aktar" özelliği devre dışı kalır. Mükerrer stok düşümünü önlemek için önce yönteminizi belirleyin.

Randevular

Müşteri randevularını planlayın ve takip edin.

Randevu Oluşturma

Randevular Menüsüne Gidin

Randevular bölümünden "Yeni Randevu" butonuna tıklayın.
Araç ve Tarih Seçin

Randevu alacak aracı seçin, tarih ve saat belirleyin.
Yapılacak İşi Not Edin

Planlanan işlemi kısaca açıklayın (örn: "Periyodik bakım", "Fren kontrolü").

Randevu Durumları

Durum	Açıklama
Bekliyor	Randevu tarihi henüz gelmedi
Geldi	Müşteri randevuya geldi
İptal	Randevu iptal edildi

İpucu: Randevu geldiğinde "İş Emri Oluştur" butonuyla tek tıkla iş emrine dönüştürebilirsiniz.

Kasa İşlemleri

Günlük nakit akışınızı takip edin.

Kasa modülü ile günlük gelir ve giderlerinizi kayıt altına alabilir, banka hesaplarınızı yönetebilir ve finansal durumunuzu takip edebilirsiniz.

Gelir (Tahsilat)

Müşteriden alınan ödemeler, iş emri tahsilatları. İş emri kapatıldığında otomatik oluşur veya manuel eklenebilir.

Gider (Tediye)

Tedarikçi ödemeleri, kira, elektrik vb. masraflar. Manuel olarak eklenir.

Hesap Tipleri

Hesap Tipi	Açıklama
Kasa	Nakit para kasası. Elden yapılan tahsilat ve ödemeler
Banka Hesabı	Banka hesapları. EFT/havale ile yapılan işlemler
Kredi Kartı	Kredi kartı ile alınan ödemeler
POS	POS cihazı üzerinden yapılan tahsilatlar

Gelir/Gider Kategorileri

Kategori Yönetimi

Kasa → Kategoriler bölümünden gelir ve gider kategorilerinizi tanımlayın. Raporlarda kategoriye göre filtreleme yapabilirsiniz. Örnek: Yedek Parça Satışı, İşçilik Geliri, Kira Gideri, Elektrik vb.

Virman (Hesaplar Arası Transfer)

Virman İşlemi

Kasa → Virmanlar bölümünden hesaplar arasında para transferi yapabilirsiniz. Kasadan bankaya, bankadan bankaya vb. transferler için kullanın. Transfer sonrası her iki hesabın bakiyesi otomatik güncellenir.

Nakit Akış Raporu: bölümünden tarih aralığına göre gelir-gider durumunuzu, toplam bakiyenizi ve hesap bazlı dağılımı görebilirsiniz.

Raporlar

İşletmenizin performansını analiz edin.

Genel İstatistikler

Aylık/yıllık ciro, iş emri sayısı, ortalama işlem tutarı

Araç İstatistikleri

Marka/model bazlı dağılım, en çok gelen araçlar

Teknisyen Raporu

Teknisyen bazlı iş emri ve ciro performansı

Ödeme Takip

Bekleyen ödemeler, tahsilat durumu

Stok Durumu

Stok değeri, kritik stoklar, hareket raporu

Araç Geçmişi

Araç bazlı tüm servis işlemleri

İş Emirleri Raporu

Tarih aralığına göre iş emri analizleri

Stok Hareketleri

Giriş/çıkış hareketleri, tedarikçi bazlı analiz

En Çok Kullanılan Parçalar

Sık kullanılan yedek parça ve malzemeler

Detaylı Stok Raporu

Kapsamlı envanter analizi ve değerleme

Excel Dışa Aktarım: Tüm raporları Excel formatında indirebilirsiniz. Rapor sayfalarında "Excel" butonuna tıklayın.

Ayarlar

Sistem ayarlarını yapılandırın.

Ayar	Açıklama
Firma Bilgileri	İşletme adı, adres, telefon, logo - fatura ve çıktılarda görünür
Kullanıcı Yönetimi	Kullanıcı ekleme, yetki tanımlama, şifre sıfırlama
E-posta Ayarları	SMTP sunucu yapılandırması, bildirim e-postaları
Veritabanı Yedekleme	Manuel yedek alma, yedekten geri yükleme
Modül Yönetimi	Stok, Kasa, Ekspertiz, Hasar, Fatura modüllerini aktif/pasif yapma
İş Emri Yazdırma Tasarımı	4 farklı yazdırma şablonu arasından seçim yapma

Güvenlik: Admin paneline yalnızca yetkili kullanıcılar erişebilir. Düzenli olarak veritabanı yedeği almayı unutmayın.

Kullanıcı Yetkileri

Kullanıcı rollerini ve erişim yetkilerini yönetin.

OtoSoft detaylı bir yetki sistemi sunar. Her kullanıcıya modül bazlı erişim yetkileri atanabilir.